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海口市機構編制委員會辦公室保密工作管理制度目錄
作者: 文章來源: 更新時間:2015-08-12

海口市機構編制委員會辦公室

保密工作管理制度目錄

 

1、保密工作管理制度…………………………………………1

2、檔案保密管理制度…………………………………………3

3、保密員崗位工作職責………………………………………5

4、涉密人員保密制度……………………………………… 11

5、檔案安全保密制度……………………………………… 16

6、涉密檔案查閱制度……………………………………… 23

7、保密工作人員管理規定………………………………… 24

8、密碼電報使用管理規定………………………………… 26

9、黨政機關專用電話保密規定…………………………… 28

10、移動通訊工具使用保密管理規定……………………  30

11機關公章使用管理制度………………………………  31

 

 

 

 

  

海口市機構編制委員會辦公室

保密工作管理制度

 

    (一)保守國家秘密關系國家的安全和利益,是每位國家工作人員的義務和職責,各部門工作人員必須嚴守黨和國家的秘密,遵守保密守則,按照《保密法》規定程序依法辦事。

    (二)機關工作人員必須做到:不該說的秘密,絕對不說;不該問的秘密,絕對不問;不該看的秘密,絕對不看;不該記錄的秘密,絕對不記錄;不在非保密本上記錄秘密;不在私人通訊中涉及秘密;不在公共場所和家屬、子女,親友面前談論秘密;不在不利于保密的地方存放秘密文件、資料;不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達秘密事項;不攜帶秘密材料游覽、參觀、探親、訪友和出入公共場所。

    (三)建立健全收發文制度,各科室要有專人負責履行文件登記、管理和清退工作,發現屬于國家秘級文件資料丟失、被竊、泄密時,必須立即報告,及時追查,力挽損失。

    (四)各部門年終清退與本部門無關的并無保存價值的文件和一些刊物,必須進行銷毀或碎紙處理,不得擅自出售。

    (五)檔案專、兼職管理人員對秘密檔案材料應嚴加管理,嚴格傳遞、借閱手續,如需借閱者,須經分管領導批準,并在檔案閱覽室內查閱,不準帶出檔案室,不準摘抄;檔案人員未經批準,不得擅自擴大利用范圍,以確保檔案的安全。

   (六)計算機房要建立健全各項管理制度,進入機房必須進行審批和登記制度,確定專人負責計算機的應用管理。凡秘密數據的傳輸和存貯均應采取相應的保密措施,錄有文件的軟盤信息要妥善保管,嚴防丟失。


 

 

海口市機構編制委員會辦公室

檔案保密管理制度

 

(一)建設綜合檔案是本單位的規劃、工程招投標、工程質量監督站、房產管理所、環衛處、行政辦等各科室管理工作中形成的全部檔案的總和。它包括規劃選址、放線、建筑施工許可證發放、“兩書兩證”發放、財務憑證和黨務、政務和群團工作等方面的檔案。

    (二)建設綜合檔案實行統一管理原則。各科室新增檔案材料,由各科室兼職檔案員負責收集本部門在工作中形成的有保存價值的文件材料送交檔案室,進行鑒定、編號、歸檔,并按規范程序辦理移交手續。

    (三)檔案庫房必須具備衛生的環境和良好防范措施。

    (四)定期進行庫存檔案的清理核對工作,做到賬、檔、卡相符,對破損或載體變質的檔案要進行修補和復制,保證檔案的完整。

    (五)應根據國家和有關部門制定的檔案分類編號辦法和保密規定,嚴格、科學、規范地進行檔案分類編號,確定保管期限和檔案鑒定工作。

    (六)借閱檔案資料要注意保護和保密,不得擅自復印、拍照,更不得涂改或在檔案上做任何標記、抽換、損壞,必須保證檔案的整潔,不得丟失泄密,如發現丟失泄密現象,應按保密規定立即向相關部門或保密機構報告,并采取相應防范措施。

    (七)檔案保密范圍:

    1、歷史檔案資料和編研材料中,涉及到領土歸屬、邊界勘定、民族關系的檔案資料;

    2、批量運輸檔案的時間、路線的保衛方案;

    3、檔案庫的收藏檔案內容、數量以及保衛方案、措施;

    4、歷史檔案及其編研材料中涉及的特種工藝、技術決竅、秘方及涉及中外產權的內容;

    (八)檔案管理不得擅自擴散的范圍:

    1、未經公布的檔案工作統計數字;

    2、正在研究、尚未做出結論的干部調配、內部評議問題。

    3、歷史檔案及其編研材料中涉及個人隱私的部分。

    (九)對秘密檔案資料應嚴加管理,嚴格傳遞、借閱手續。如需借閱須經領導批準,并在檔案閱覽室內查閱,不準帶出檔案室,不準摘抄,不得檀自擴大利用范圍,以確保檔案的安全。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

海口市機構編制委員會辦公室

保密員崗位工作職責

 

為加強對保密工作的領導,切實落實保密工作責任制,嚴格保守黨和國家秘密,保障機關各項工作順利進行。特制定保密崗位工作職責如下:

(一)領導崗位保密工作職責

    1、認真執行中央保密委員會、國家保密局有關保密的規定,把保密工作列入布置、檢查、總結工作的內容。要對所屬工作人員經常進行保密教育,真正做到業務管到哪里,保密工作也要管到哪里。

    2、禁止用普通電話和無線移動電話交談保密事項。

    3、閱批文件要認真做到“人離文入柜”,“人離門上鎖”。閱讀完畢的文件、資料隨時退還機要、秘書人員或承辦人。密碼電報及絕密文件要當天退還機要室。對記有秘密事項的筆記本、辦公用紙等,要妥善保管,定期清理。

    4、參加會議接到的秘密文件、資料,用后要及時交機要、秘書人員登記保管,不準擅自擴大傳閱、傳達范圍。

    5、不準將涉密文件、資料帶回家中;按照有關規定確需在家中辦公、閱讀文件的領導同志,要有存放文件的保密設備;不準讓家屬、子女、親友閱讀秘密文件、資料;取送文件由秘書或機要人員負責。

    6、審校、簽發文件、刊物稿件時,要同時審核標密情況,把好定密關。

    7。不在出國訪問、公共場所、社交活動中攜帶秘密文件。

    8,本人發生泄密問題后,要及時向組織和保密委員會報告,并采取補救措施;下級發生泄密問題后,要及時匯報,設法補救,不準掩蓋包庇。

  (二)秘書崗位保密工作職責

    1、嚴守紀律,忠于職守,認真執行各項保密制度和規定。

    2、一切秘密文件、電報、檔案、資料、錄音帶、錄像帶和領導同志的筆記、信件等,必須嚴加保管。密件與普通件要分類存放;密件要存人保險柜,離崗時要上鎖,關好門窗。

    3、因特殊情況代收秘密文件、密碼電報和檔案材料時,不得私自拆閱,并及時辦好移交手續。

    4、收到密件要認真核對、登記,及時送領導閱批,或按保密規定妥善處理。

    5、傳閱秘密文件、資料要嚴格實行簽收制度,按規定范圍單線傳閱,不得橫傳,隨時掛號銷號,及時催閱;不得擅自翻印、摘抄轉載、公開引用。

    6、秘密文件的成文草稿或多印件,視同正式文件登記、保管、歸檔或銷毀。

    7、發現密件丟失或下落不明,要立即報告保密部門,并抓緊查找,采取補救措施。

    8、尚未公開的涉密的領導同志講話、談話和批示,以及尚未公開的涉密的會議時間、地點、與會人員、內容及會議文件、資料、記錄、錄音、錄像等,不得向外泄露。

    9、定期檢查、清理、清退、銷毀文件。銷毀文件要執行登記、審批、監毀制度。嚴防將秘密文件、資料和文件底稿隨同舊報紙等出售。

    10、對會議記錄和有關文件、資料要嚴加保管,及時立卷歸檔。

11、工作調動時,應將負責保管的文件、電報、資料、保密本等載體移交給組織指定的人負責接收,不準帶走。

(三)機關工作人員保密工作職責

    1、應熟悉《保密法》及其配套法規,依法履行保密義務,爭做學法守法的模范。

    2、應嚴格遵守《國家工作人員十條保密守則》。

    3、要懂得復印國家秘密文件、資料,必須辦理審批手續,復印件要同原件一樣妥為保管。

    4、嚴禁攜帶或郵寄涉及國家秘密的文件、資料和其他物品出售,如確因工作需要,應按有關規定到所在地保密局辦理手續。

    5、在對外交往和涉外活動中,既要熱情友好,又要注意內外有別,未經批準不得向外方人員提供黨和國家的秘密。

    6、不將秘密文件堆放在桌面上,人離開辦公室時,應將秘密文件收藏在抽屜或櫥柜,并隨手關門。

    7、個人不得保存秘密文件,閱辦完畢后應及時清退。

8、起草文件過程中產生的廢棄稿紙,不準隨便亂扔,應投入廢紙簍集中燒毀,重要的要當即銷毀。

(四)文印崗位保密工作職責

    1、凡帶密級文件,沒有領導簽字不得私自復印。復印的秘密文件:絕密級的,需經原制發機關批準后才能復印;機密、秘密級的要有縣團級以上單位的主管領導批準方能復印。要嚴格控制份數,復印件要按原件一樣管理。

    2、嚴格保管承印的秘密文稿、資料及有秘密內容的磁盤。

    3、嚴格遵守保密紀律,打印、復印的涉密文稿的內容不得傳播,不得讓無關人員閱看,不得私自多印留存。

    4、打印的密件廢頁、蠟紙應及時處理,不得讓無關人員閱看。

5、印刷車間、文印室、計算機房內,禁止無關人員逗留、參觀,嚴禁會客。

(五)機要收發崗位保密工作職責

    1、切實做好秘密文件的登記、傳遞和管理工作。

    2、對收件要認真進行核對,及時登記、分發并履行簽收手續。

    3、嚴格遵守明電明復、密電密復的規定,嚴禁明密電混用。

    4、分發文件要直送有關機要、秘書人員或領導同志簽收,不得找人捎帶或代收。

    5、遞送文件要直達收文單位,不得托人捎帶,嚴禁攜帶機要文件到公共場所。

    6、凡領導親啟密件,送親啟者簽收;如親啟者不在,要交領導指定的專人代收。

    7、外出遞送絕密文件要堅持二人同行,做到文件不離人,人在文件在。

    8、禁止無關人員在機要室、收發室停留,嚴禁無關人員翻閱文件、信件和其他文件。

9、辦公室內無人和下班時,要關好窗戶,鎖好門。

(六)計算機崗位保密工作職責

  1、電子計算機房要建立在安全地帶,  并采取切實有效的保衛保密措施,要根據電磁波輻射情況和客觀環境,對機房、主機或機內部件加以屏蔽,檢測合格后,再開機工作。

  2、計算機房要建立健全外來人員的接待制度, 進入機房的審批和登記制度;各單位要有一位領導主管辦公自動化工作,確定專人負責計算機的應用管理。

  3、凡秘密數據的傳輸和存貯均應采取相應的保密措施;錄有文件的軟盤信息要妥善保管,嚴防丟失。

  4,嚴禁私自將存有涉密文件的軟盤帶出機關,因工作需要必須帶出機關的要經領導批準,并有專人妥善保管。

  5、要按照機要人員的條件配備涉及國家秘密的計算機工作人員,計算機工作人員要提高警惕,嚴格遵守保密紀律和有關規章制度,自覺做好保密工作。

  6、存有文件的計算機如需送到機關外維修時,要將涉密文件拷貝后,對硬盤上的有關內容進行必要的技術處理,外請人員到機關維修存有涉密文件的計算機。要事先征求有關領導批準,并做相應的技術處理,采取嚴格的保密措施,以防泄密。

  7、加入廣域或局域互聯網的計算機,必須使用加密機,由市保密局組織統一定購、安裝和培訓。保密機的維修由市保密局負責,各單位無權自行處理。不準向任何無關單位人員介紹保密機的使用技術

  8、禁止用計算機打游戲,以防“計算機病毒感染”。

  9、在計算機網絡上傳遞信息,必須明件明傳,明問明答;密件密傳,密問密傳,嚴禁明密混用。

  10、機房要建立微機使用交接班制度,嚴格實行交接登記,對保密資料不得泄露。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

海口市機構編制委員會辦公室

涉密人員保密制度

 

一般情況下,凡因工作需要,合法接觸和知悉國家秘密的人員都應屬于涉密人員。由于涉密人員所在的崗位和所承擔的工作任務的特殊性,對他們在履行保密義務和責任方面的要求,較其他人員更為嚴格。涉密人員的保密義務和責任,概括起來包括以下幾個方面:   

(一)制作屬于國家秘密的文件、資料及其他物品和屬于國家秘密的設備及產品(以下簡稱密件、密品)時,應當遵守有關的保密規章制度。

制作密件、密品必須履行審批手續,必須在有保密保障的地方進行,嚴禁將密件、密品委托給未經批準的企業和個體戶制作;要嚴格按照批準的數量制作,不得多制、私留;必須按照相關的《國家秘密及其密級具體范圍的規定》和保密期限、密級標志的規定,確定密級和保密期限,并作出標識,報有關領導審批;制作過程中形成的中間材料和殘次品,如草稿、修改稿、簽發稿、清樣或半成品、底片、廢品等,凡需保存的,必須按正密件、密品同樣的保密措施予以管理,不需要保存的,按密件、密品銷毀規定及時銷毀。

(二)收發、傳遞密件、密品時應當遵守有關的保密規章制度。收發密件、密品都必須履行登記、編號、簽收手續。簽收時必須清點、核對;分發時必須嚴格按規定的范圍分發,不得擅自擴大范圍;傳遞、運輸密件、密品必須要由專門的部門(如機要通信、機要交通部門),不得通過普通郵政郵寄或交給無關人員捎帶;自己傳遞、運輸時,要選擇安全的交通線路和交通工具,采取嚴密的保密措施;向境外郵寄、攜運密件、密品時必須通過外交信使傳遞或按有關密件、密品出境管理規定辦理。

(三)使用密件、密品時應當遵守有關的保密規章制度。 使用密件、密品要嚴格按規定的使用范圍辦理,不得擅自擴大。閱讀密件必須在辦公室或閱文室等有保密保障的地方進行,傳閱密件應有登記手續,不得由閱件人直接橫傳他人,不得擅自留存傳閱的密件。傳達密件內容時,不得使用無線話筒等無保密保障的設備。必須對聽傳達的人員進行保密紀律教育,對是否可以記錄、錄音、錄像應事先申明。借用密件、密品時,應當持有效證件,履行借用手續,用畢后及時歸還。

(四)復制、摘抄、匯編密件時應當遵守有關的保密規章制度。復制密件必須經制發機關批準。非機要部門不得復印密碼電報。禁止在無《國家秘密載體復制許可證》的營業單位復制密件。復印密件應當履行登記手續,復印件視同原件管理,復制密件或者摘錄、引用屬于國家秘密的內容,不得擅自改變原件的密級和保密期限。匯編國家秘密文件,需經有批準權的機關批準。

(五)攜帶密件、密品外出時應當遵守有關的保密規章制度。涉密人員確因工作需要隨身攜帶密件、密品外出時,必須采取必要的保密措施,使密件、密品處于有效的安全保障之下。攜帶密件、密品外出期間,不得辦理無關事宜,不得進入商店、娛樂等不利于保密管理的公共場所。參加外事活動,不得攜帶密件、密品,確需攜帶的,須經本單位的負責人批準并采取必要的保護措施。嚴禁擅自攜帶密件、密品出境,確因工作需要攜帶的,應嚴格按照有關的規定辦理批準手續并采取周密的能保證安全的保護措施。

(六)保存密件、密品時應當遵守有關的保密規章制度。 嚴禁個人私自保存密件、密品。保存密件、密品必須選擇具備保密條件的場所及設備。應當歸檔的密件,要按照檔案法規定及時立卷歸檔或移交檔案部門保存。

(七)銷毀密件、密品時應當遵守有關的保密規章制度。 銷毀密件、密品,必須履行登記手續,經機關、單位主管領導人批準,嚴禁私自銷毀密件、密品;銷毀時應當確保密件、密品的內容無法還原。以電磁方式記錄國家秘密內容的密件、密品,應當徹底銷磁,必要時應采取覆蓋、粉碎、燒毀或化學腐蝕等方式銷毀。銷毀密件、密品應有有關人員在場監銷,并由監銷人員和銷毀人員共同簽名。禁止將密件、密品作廢品出售。銷毀大宗密件、密品必須送保密工作部門指定的單位銷毀。

(八)組織、參加涉密會議時應當遵守有關的保密規章制度。 涉密人員不得引帶無關人員進入涉密會議場所。會議文件的分發必須登記。會議結束時,要對與會人員住所進行清查,以防文件丟失。會議允許與會者帶回的密件,必須及時交單位保管。

(九)對外提供信息、投寄稿件、著書時,應當遵守有關的保密規章制度。承辦機關、單位交辦的對外提供秘密信息及涉密載體時,應當嚴格執行相關的保密管理制度。嚴禁私自向境外的新聞出版單位投寄未經保密審查的稿件。向國內新聞出版單位投寄的稿件,不得引用涉及國家秘密的內容。發布新聞或接受記者采訪,不得涉及國家秘密;無法回避時,應向新聞出版單位采編人員申明,要求不得將涉密內容編入新聞稿內。不得擅自將涉及國家秘密的內容寫入自己的著作中。

(十)在社會交往中應當遵守有關的保密規章制度。 涉密人員不得在私人交往、私人通信中涉及國家秘密。不得在公共場所談論國家秘密,不準在無保密保障的電話中談論國家秘密,不準引帶無關人員進入保密要害部門、部位和軍事禁區。

(十一)出境和在境外活動期間應當遵守有關的保密規章制度。 涉密人員未經機關、單位及主管部門同意,不得私自出境。經批準因公或因私出境時,要嚴格遵守保密法紀,不得向境外組織、機構、人員泄露自己的工作性質及工作內容;不得在有境外人員在場或者在境外的住地、車輛中談論國家秘密。

(十二)涉密人員離職時應當遵守有關的保密規章制度。 涉密人員未經批準不得擅自離職,經批準離職的,仍應履行保守國家秘密的義務,且在銷密期內,不準私自應聘到境外駐華機構、外國企業任職。未經批準,不得擅自出境。

(十三)涉密人員自己發生泄密事故時,必須立即采取補救措施并及時向所在機關、單位報告,不得隱瞞。發現他人違反保密規定泄露國家秘密時,必須立即予以制止,并及時報告保密工作部門和有關機關。

(十四)涉密人員必須自覺接受保密教育和保密監督檢查。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

海口市機構編制委員會辦公室

檔案安全保密制度

 

(一)檔案工作制度

1、檔案工作是管理工作的一部分,須有一名主要領導分管。

2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導匯報,以便及時了解檔案工作動向,領導檔案工作。

3、檔案工作由辦公室負責,對檔案員進行業務指導,在檔案移交時檢驗案卷質量。

4、遵照“集中統一管理”的原則,本單位各類檔案應集中存放在檔案室,實行統一管理。

5、根據國家有關檔案管理的規定,結合單位檔案工作的實際,制定適用于本單位的保管期限表、歸檔范圍等。

6、編制各種檢索工具、參考工具,積極為單位管理提供便利,及時做好登記和統計工作。

7、檔案人員應加強學習,不斷提高思想覺悟和不斷更新業務知識,使檔案工作更趨規范化、科學化。

(二)檔案工作人員崗位責任制

1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國檔案法》和《中華人員共和國保密法》規定的各項條款,依法辦事;認真貫徹執行檔案工作的各項規章制度。

2、指導各部門的立卷人員和專業技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作,努力提高案卷質量。

3、做好檔案的收集、整理、鑒定和登記、統計等基礎工作,熟悉所保管的檔案情況。     

4、做好檔案的利用服務工作,編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時迅速、準確無誤。       

5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全防護工作,維護檔案不受損失。 

6、刻苦學習檔案業務知識,提高業務能力和學術水平,努力實現檔案管理科學化、現代化。    

7、遵守保密制度。未經批準,不得利用職權擅自擴大檔案的利用范圍,不得泄露檔案的機密和內容,確保檔案機密的安全。

(三)檔案資料歸檔制度

1、凡是在單位各項活動中形成的具有查閱利用價值的各種文件資料均屬歸檔范圍。

2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是各部門的任務之一,建立崗位責任制,檔案室做好指導和監督的同時搞好檔案集中和統一管理工作。

3、各部門在工作中形成的具有保存價值的文件資料,均應整理立卷后歸檔,由檔案室統一管理,不得分散在部門或個人手中。

4、每年三月底以前,各部門必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷,并將上一年度檔案材料移交檔案室。 

5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄,做好向檔案室移交的準備工作。

6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收,移交時應履行移交手續,填寫移交清冊。

(四)檔案庫房管理制度

1、努力創造條件實現檔案現代化管理,使庫房管理更趨科學化。

2、庫房由檔案人員負責管理,并負責每天檢查門窗電的開關情況。

3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件,并每月檢查一次,發現問題及時處理。

4、明確各類檔案的界限,實行分類分柜存放保管。

5、庫房必須具有專用櫥柜,并被有必要的安全保護設施,以確保檔案的安全。

6、非檔案室工作人員不得進入庫房,查閱檔案不得在庫房內進行。

7、庫房內不得堆放其他物品,以保證庫房的整潔。

(五)檔案保密保衛制度

1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神圣職責。

2、檔案室設專用檔案庫房,配置專用檔案櫥柜存放檔案。

3、檔案室內應設置閱覽檔案室,建立監閱制度,防止失密、泄密。

4、檔案庫房和檔案櫥柜必須明確專人管理,鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調動時,必須辦理交接手續。

5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家,或探親訪友,或出入公共場所。

6、不得擅自翻印、復印上級機密文件或資料,不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密;不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔,一律按保密紙處理或銷毀。

7、非檔案人員不得進入庫房,不得在庫房中接待親友。

(六)檔案資料借閱制度檔案資料借閱制度檔案資料借閱制度檔案資料借閱制度 根據《檔案法》和有關規定,特制定本制度。

1、外單位查閱檔案,應持單位介紹信,一般應有二人。查閱機、絕密或組織、人事方面的文件,必須是黨員。

2、查閱各種檔案必須在查閱室進行,未經同意,不準私自帶走。

3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定范圍內控制使用的檔案,應經單位領導同意。

4、單位檔案嚴格控制借出,如確因工作需要,應經本單位領導批準,借出時間一般不得超過三天。借閱期間,要確保檔案的安全。

5、凡摘抄本單位檔案材料,應寫明年代、卷號、張號,并認真校核。出具證明材料,要加蓋公章,方能有效。如需要復制,須經經辦部門同意。

6、查閱檔案者,必須注意保守機密,不得任意瀉漏和向外公布。

7、查閱檔案,必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批注、勾畫、污損,更不得拆卷抽取;撕毀原件,違者將依據《檔案法》規定追究責任。

(七)檔案銷毀制度檔案銷毀制度檔案銷毀制度檔案銷毀制度

1、檔案銷毀必須經單位領導和上級主管部門負責人審核同意。

2、凡需銷毀的檔案必須編造清冊,并撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告。

3、銷毀檔案時必須有兩人以上進行監銷,在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和日期,并需簽名蓋章以示負責。 4、被銷毀檔案如送造紙廠打漿,必須在監督下進行,打成紙漿后監銷人員方可離開。

(八)檔案保管制度檔案保管制度檔案保管制度檔案保管制度

1、檔案庫房和檔案柜、資料架要統一編號,檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊,重點檔案和一般檔案要分別保管并定期檢查,對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和復制。    

2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內嚴禁吸煙和存放易燃品,庫房內外放置滅火器材,以應急需;庫房門窗要裝置防盜設備,及時關開、上鎖,鑰匙由專人專柜保管,不得隨身攜帶;經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衛生;注意觀測庫房溫濕度,盡量控制在規定標準;每年四月份放置一次殺蟲劑,并視情況及時采取措施,防止鼠咬蟲蛀。

3、對檔櫥、架要經常進行保養,防止銹蝕,保持美觀清潔。

4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查,并作記錄。

(九)檔案統計與匯報制度檔案統計與匯報制度檔案統計與匯報制度檔案統計與匯報制度 檔案統計,是掌握情況,分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標志。為進一步加強檔案統計工作,特制度如下統計制度。

1、辦公室要指定專人兼管檔案統計工作;負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統計工作;負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。

2、抓好檔案統計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統計的基礎,應結合實際,做好各項原始材料的登記,主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

3、建立健全統計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數據,按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數據應做到類別清楚、數字準確無誤。

4、上級檔案部門需要的各類報表,要按時間要求,準確無誤地報出,所報各類數據不得弄虛作假。

5、統計人員要將統計工作穿插在檔案的接收、整理、鑒定、移出、銷毀、利用等各項日常工作中進行,隨時保證檔案與帳目相符;每年底對本年度的各類數字要進行綜合統計,形成完整的統計資料。

6、統計人員要依據統計的數字及報表中的各項統計指標,進行調查、綜合分析、對比,從中找出存在的問題,提出改進措施。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

海口市機構編制委員會辦公室

涉密檔案查閱制度

 

1、查閱檔案必須辦理檔案查閱登記手續,在閱覽室查閱,查閱超出本職業范圍的檔案需經有關領導批準。    

2、外單位人員查閱檔案,須持有單位介紹信,經檔案室領導批準后方準予查閱。    

3、檔案查閱完畢后應立即退回。要查閱時間內,不得擅自將檔案帶出閱覽室,如因工作需要須借出使用時,可按(檔案借閱制度》中的有關規定辦理。     

4、查閱檔案,禁止在文件上圈劃、涂改和擅自抄錄,如發現上述行為,管理人員必須制止,不聽制止勸告者,有權停止其查閱。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

海口市機構編制委員會辦公室

保密工作人員管理規定

 

一、涉密人員負有維護國家秘密安全的責任和保守國家秘密的義務,應自覺遵守有關的法規和制度,接受保密組織的教育和監督。

二、選拔任用涉密人員,要依照機要干部的標準和保密干部專業化要求,進行嚴格審查,并報上級保密工作部門備案。不得使用臨時聘用人員。

三、涉密人員管理由單位組織、人事和保密部門共同實施,并對涉密人員在崗情況每年定期或不定期進行聯合檢查。對檢查中發現不宜留在涉密崗位的,應堅決調離。

四、涉密人員上崗前,必須先參加保密工作部門舉辦的保密業務培訓。

五、涉密人員在崗、離崗和出國()前及涉密外事活動前必須進行保密教育,不斷強化政治業務素質。

六、涉密人員必須與單位保密組織簽定保密責任書,履行保密責任和保密義務,遵守保密紀律和有關規定。

七、涉密人員辭職、調動,單位應征求上級保密工作部門的意見,并視情況進行脫密期管理。脫密期一般為6個月至3年。

八、涉密人員調動或退休須及時清退個人承辦、保管的密件,經有關部門驗證無誤后,方可予以辦理工作調動或退休手續。

九、本制度自印發之日起施行。原有規定與本制度不一致的按本制度執行。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

海口市機構編制委員會辦公室

密碼電報使用管理規定

 

第一條  為加強我辦密碼電報的使用和管理工作,確保黨和國家秘密安全,根據《中央和國家機關密碼電報使用和管理的規定》及我辦實際情況,特制定本規定。       

第二條  密碼電報是指以電報形式傳遞的,經機要部門使用密碼譯發、傳輸的具有法定效力的特殊性公務文書。黨委辦公室是密碼電報的授權管理機構。機要員負責密碼電報的具體管理事項。      

第三條  密碼電報須由專人專車取送。取送密碼電報不準其他無關人員搭車,不準乘坐公共交通車輛,不準托人捎帶密碼電報。       

第四條  密碼電報應存放在機要室,按相同密級公文的管理辦法管理。嚴禁在公共場所和其他不利于保密的地方閱辦密碼電報,嚴禁在無保密裝置的普通電話中談論密碼電報。       

第五條  密碼電報的取送、傳閱等均應嚴格履行登記簽收手續,嚴格按照密碼電報規定的范圍傳閱。送閱時要直接面交,坐等領導同志閱完后馬上送其他領導,直到傳完為止。      

第六條  機要員要嚴格執行關于密碼電報管理的責任制度,密碼電報傳閱完畢后要及時存入保險柜,對所經管的電報要定期檢查,節假日要重點看管,確保萬無一失。

第七條  每年度的密碼電報經機要局清查后需單位自行銷毀。銷毀過程中要嚴防丟失、泄密。要由部門主管領導負責監銷,監銷人必須等所有文件粉碎成漿后,方可離開,任何人不得自行銷毀密碼電報。  

第八條  機要員工作調動離職時,需先向上級機要部門報告,同時上報新調入機要員情況,并辦理好移交手續。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

海口市機構編制委員會辦公室

黨政機關專用電話保密管理規定

 

為了確保黨政機關日常工作的順利進行,根據上級有關精神,現就加強黨政機關電話號碼的保密管理通知要求如下:

一、 黨政機關電話號碼的保密范圍

除了已經公開和因工作需要必須公開的電話外,下列電話號碼都應列入保密范圍。

1、領導的辦公電話、手機、家庭電話;

    2、其他重要電話號碼。

二、黨政機關電話號碼的保密管理
     1
、嚴禁擅自向無關人員透露屬于上述范圍的電話號碼,如發現電話號碼泄露,必須立即報告,并采取有效補救措施。
    2
、統一印制的《電話號碼簿》僅限內部使用,使用者按規定嚴格管理,不得擅自外借或贈送他人。
    3
、存有內部工作電話表或保密電話號碼信息的移動存儲介質,必須按照規定專門管理,嚴禁與國際互聯網相連。
    4
、存有大量內部工作電話或保密電話號碼信息的手機,必須按照規定嚴格管理,不得擅自外借。如發生手機遺失、失控情況,必須立即報告,并采取有效補救措施。
   
對于電話號碼的保密管理,按照“誰泄露、誰負責”、“誰主管、誰負責”的原則落實責任制。各單位要加強監督檢查,對不認真遵守規定的應批評教育,對造成嚴重后果的單位和個人,要嚴肅查處其違規行為,并追究單位負責人及相關責任人的責任。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

海口市機構編制委員會辦公室

移動通訊工具使用保密管理規定

 

為加強通訊工具保密管理,防范通訊工具竊密泄密,制定本規定。

第一條 涉密人員使用手機(含小靈通、3G移動終端)、傳真機、電話機等通訊工具應遵守本規定。

第二條 嚴禁使用手機談論國家秘密事項或者存儲、處理、傳輸語音、文字、圖像等形式的國家秘密信息。

第三條 嚴禁啟用手機遠程數據同步、位置服務等功能。

第四條 嚴禁在手機中存儲核心涉密人員的工作單位、職務等敏感信息。

第五條 嚴禁將手機作為涉密信息設備使用或與涉密信息設備及載體連接。

第六條 嚴禁攜帶3G手機進入保密要害部門、部位。

第七條 嚴禁攜帶3G手機參加有關涉密會議。

第八條 嚴禁涉密人員使用境外組織或個人贈予的手機。

第九條 國家秘密事項及標有密級的文件、資料不準通過普通傳真機傳送。

第十條 傳遞國家秘密事項及涉密文件、資料、信息時,一律采用市委專線保密電話或通過機要人員發送信函。

第十一條 違反本規定,使用手機存儲、處理、傳遞國家秘密的,使用普通傳真機傳遞國家秘密事項的,依法依規給予黨紀、政紀處分;情節嚴重,涉嫌犯罪的,移交司法機關追究刑事責任。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

海口市機構編制委員會辦公室

機關公章使用管理制度

 

 

一、印章的使用范圍

1、公章使用:由單位名義簽發的文件、文書,包括各類通知、報告、函件、報表等,代表單位對外工作聯系的介紹信,需證明的各類材料,與我辦的各類合同、項目協議、授權書、承諾書及其它需要的簽章等。

2、其它情況需加蓋公章時,必須由單位主要領導簽批。

    二、印章的使用要求

1、凡在紅頭文件、賬目款項、重要數字、以單位名義報送的各類合同、項目協議、授權書、承諾書等重要材料上加蓋公章的,必須由單位主要領導簽字后,方可蓋章。

2、凡涉及到財務、人事、工資等內容的各類型報表、報告、申請、便函、介紹信等必須由單位負責人簽字后蓋章,否則,不予蓋章。

3、凡涉及個人事項需加蓋公章的材料,如貸款、擔保、落戶口等一律由單位主要領導同意簽字后,方可蓋章。

4、公章禁止帶出本單位外使用。如因特殊需要,必須經單位主要負責人同意后,兩人同行方可帶出。公章帶出期間,借用人只可將公章用于申請事由,并對公章的使用后果承擔一切責任。

5、對一些行文不規范(字跡潦草、有明顯涂、改痕跡、表達不清、落款單位不明)的文檔,拒絕加蓋印章。

6、單位印章一律不得在空白紙頁上使用。嚴禁在空白的紙張、表格、信函、證件等上面加蓋行政章或業務專用章。嚴禁填蓋空白合同、協議、證明及介紹信,如遇特殊情況,必須提出書面申請,經主要領導簽字同意后,方可用章。

7、凡啟用公章,經辦人都要先出示領導簽字,公章管理人員進行審核,嚴格按文件核準印數加蓋公章,確保無誤后方可蓋章。

8、特殊情況急需使用公章的,由公章使用人注明事由,并向單位主要負責人取得聯系后可先行用章,但公章使用人應在事后及時補辦手續。

9、負責管理公章人員必須認真負責、嚴格管理,按照管理程序辦事,應當認真核對有關內容,使用人所填寫的內容和擬使用公章的文稿材料不符的,不予用章。

10、規范使用印章,做到“齊年蓋月”(即印章的左邊緣與落款日期的年相齊,月、日蓋在印章的下面);蓋章時用力要均勻,落印要平衡,印泥(油)要適度,保證印跡端正、清晰。

11、有下列情況,公章必須停用:單位名稱變動;公章使用損壞;公章遺失或被盜,聲明作廢。

12、經批準停止使用的公章由單位辦公室統一封存或送相關部門銷毀,不得私自處理。

   三、印章的保管

1、所有公章由專人負責管理,未經領導批準不得私自轉交他人代管;保管人員要建立“公章啟用登記表”,按照規定程序使用,嚴禁私自交于他人。

    2、保管人需負責對印章保管的安全,公章存放在指定安全的地方,嚴禁擅自攜帶外出。

3、公章保管人因事離崗時,須由部門主管指定人員暫時代管,以免貽誤工作;公章專管員外出,移交公章時,需由主要領導同意。

4、保管人需負責對印章的保養,使用中達到干凈、字跡清晰、色調鮮艷。

    5、保管人因工作需要調離,需辦理公章交接手續。

6、公章遺失應及時上報,對外登報作廢。

 

 

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